Una empresa de Tesoreria general de cuenta del libro mayor contiene un registro de las transacciones (cheques escritos, recibos de clientes, etc.) que involucran su cuenta de cheques. El banco tambien crea un registro de cuenta corriente de la empresa cuando procesa los cheques de la compañia, depositos, cargos por servicios, y otros articulos. Poco despues de cada mes termina el banco por lo general envia por correo una declaracion bancaria a la empresa. El estado de cuenta bancario enlista la actividad en la cuenta bancaria durante el ultimo mes, asi como el saldo de la cuenta bancaria.
Cuando la empresa recibe su estado de cuenta bancario, la empresa debe verificar que los importes de la cuenta de banco son coherentes o compatibles con los importes en la cuenta de efectivo de la compañia en su libro mayor y viceversa. Este proceso de confirmacion de los importes que se conoce como la conciliacion de la cuenta bancaria, declaracion de conciliacion bancaria, conciliacion bancaria. El beneficio de la conciliacion del extracto bancario es saber que la cantidad de efectivo reportado por la empresa (contabilidad de la empresa) es consistente con la cantidad de efectivo que se muestra en los registros del banco.
Porque la mayoria de las empresas escriben cientos de cheques cada mes y hacen muchos depositos, la conciliacion de los importes en libros de la empresa con el importe en la cuenta bancaria puede llevar mucho tiempo. El proceso se complica debido a que algunos elementos aparecen en la cuenta de efectivo de la empresa en un mes, pero aparecera en el extracto de cuenta en un mes diferente. Por ejemplo, los cheques girados hacia el final del mes de agosto se deducen inmediatamente de los libros de la compañia, pero estos controles es probable que borra la cuenta bancaria a principios de septiembre.
A veces, el banco disminuye la cuenta bancaria de la compañia sin informar a la compañia de la cantidad. Por ejemplo, un cargo por servicio de banco puede ser deducido de la cuenta bancaria el 31 de agosto, pero la empresa no va a conocer de la cantidad hasta que la empresa reciba el estado de cuenta a principios de septiembre. A partir de estos dos ejemplos, se puede entender por que es probable que haya una diferencia en el saldo de la cuenta de banco contra el saldo de la cuenta de efectivo en los libros de la compañia. Tambien es posible (tal vez probable) que ni el equilibrio es el verdadero equilibrio. Ambos balances pueden necesitar ajustes con el fin de informar de la cantidad real de dinero en efectivo.
Despues de ajustar el balance del banco por ser el verdadero equilibrio y despues de ajustar el balance contable a ser tambien el verdadero equilibrio, se han reconciliado el extracto bancario. La mayoria de los contadores simplemente diria que se ha hecho la conciliacion bancaria o el registro bancario.
El proceso de reconciliacion por parte del Banco
- Paso 1. Ajuste del balance por el Banco
Vamos a demostrar el proceso de conciliacion bancaria en varios pasos. El primer paso es ajustar el saldo de la cuenta bancaria para el verdadero equilibrio, ajustado o corregido. Los elementos necesarios para este paso se describen en la siguiente tabla:
Paso 1.
Balanza por estado de cuenta en 31 de agosto 2011
Ajustes:
Añadir: Los depositos en transito
Menos: cheques pendientes
Agregar o deducir: los errores del Banco
Saldo Ajustado / Corregido por Banco
Los depositos en transito son cantidades ya recibidas y registradas por la empresa, pero aun no se han registrado por el banco. Por ejemplo, una tienda de venta al por menor deposita sus ingresos en efectivo del 31 de agosto al depositario del banco a las 10:00 horas de la noche del 31 de agosto. El banco procesara este deposito en la mañana del 1 de septiembre. Al 31 de agosto (fecha de estado de cuenta bancaria), este es un deposito en transito.
Debido a que los depositos en transito ya estan incluidos en la cuenta de efectivo de la empresa, no hay necesidad de ajustar los registros de la compañia. Sin embargo, los depositos en transito no estan aun en el estado de cuenta bancario. Por lo tanto, es necesario que se coticen en la conciliacion bancaria como un aumento en el saldo segun el banco con el fin de informar de la cantidad real de dinero en efectivo.
Una regla de oro es util «, guardelo donde no lo este.» Un deposito en transito esta en los libros de la compañia, pero no esta en el estado de cuenta bancario. Ponlo en el que no lo este: como un ajuste al saldo de la cuenta de banco.
Cheques pendientes de pago son cheques que se han escrito y registrado en la cuenta de efectivo de la empresa, pero aun no han limpiado la cuenta bancaria. Los cheques escritos durante los ultimos dias del mes, ademas de algunas comprobaciones que tienden a estar entre los cheques pendientes.
Debido a que todos los cheques que se han escrito se registran inmediatamente en la cuenta de efectivo de la empresa, no hay necesidad de ajustar los registros de la compañia para los cheques pendientes. Sin embargo, los cheques pendientes aun no han alcanzado el banco y el estado de cuenta bancario. Por lo tanto, los cheques pendientes se enumeran en la conciliacion bancaria como una disminucion en el saldo segun el banco.
Recordemos el consejo util «, guardelo donde no lo este.» Un cheque pendiente esta en los libros de la compañia, pero no esta en el estado de cuenta bancario. Ponlo en el que no lo esta: como un ajuste al saldo de la cuenta de banco.
Errores bancarios son los errores cometidos por el banco. Errores de Banco podrian incluir que el banco grabar una cantidad incorrecta, entrando en una cantidad que no le pertenece en el extracto bancario de una empresa, u omitir una cantidad de extracto de cuenta de la empresa. La empresa debe notificar al banco de sus errores. Dependiendo del error, la correccion podria aumentar o disminuir el saldo que aparece en el extracto bancario. (Dado que la empresa no hizo el error, los registros de la compañia no se cambian).
- Paso 2. Ajuste del balance contable
La segunda etapa de la conciliacion bancaria es ajustar el balance en la cuenta de efectivo de la empresa para que sea verdadera, ajustado, o el balance corregido. Ejemplos de los elementos implicados se muestran en la siguiente tabla:
Paso 2.
Saldo segun libros en 31 de agosto 2011
Ajustes:
Menos: gastos bancarios
Menos: cheques sin fondos y gastos de
Menos: Compruebe los gastos de impresion
Mas: Intereses ganados
Añadir: Cobrar notas recogidas por el banco
Agregar o Menos: Errores en la cuenta de Caja empresa
Saldo Ajustado / Corregido por Libros
Cargos por servicios bancarios son los honorarios deducidos de la cuenta de banco para el procesamiento del banco de la actividad de la cuenta de cheques (aceptacion de depositos, la publicacion de los cheques, enviar por correo el estado de cuenta bancaria, etc.) Otros tipos de cargos por servicios bancarios se incluyen los honorarios cobrados cuando un sobregiro en su empresa de cheques de cuenta y la comision bancaria para procesar una orden de suspension de pago de cheque de una compañia. El banco puede deducir estos cargos o comisiones en la cuenta de banco sin notificar a la empresa. Cuando eso ocurre, la compañia generalmente se entera de las cantidades solo despues de recibir su estado de cuenta.
Debido a que los cargos por servicios bancarios ya han sido deducidos de la cuenta bancaria, no hay un ajuste al saldo segun el banco. Sin embargo, los cargos por servicio tendran que ser introducido como un ajuste a los libros de la compañia. Las cuentas de la empresa en efectivo deberan ser disminuidas por el monto de los cargos por servicio.
Recordemos el consejo util «, guardelo donde no lo este.» Un cargo por servicio bancario ya aparece en el extracto bancario, pero no esta en los libros de la compañia. Ponlo en el que no lo esta: como un ajuste en la cuenta de efectivo en los libros de la compañia.
Un cheque sin fondos es un cheque que no fue atendido por el banco de la persona o empresa que emite el cheque, ya que no tuvieron en cuenta un saldo suficiente. Como resultado, el cheque es devuelto sin ser honrado o pagados. (NSF es el acronimo de suficientes fondos. A menudo, el banco se describe el cheque devuelto como un articulo de vuelta. Otros se refieren a la comprobacion de la NSF como un «cheque de goma», porque el cheque «rebota» de nuevo en el banco en el que fue escrito. ) Cuando el cheque sin fondos viene de nuevo al banco en el que fue depositado, el banco va a disminuir la cuenta corriente de la empresa que habia depositado el cheque. El importe se cargara al importe del cheque mas una comision bancaria.
Debido a que el cheque sin fondos y la comision bancaria relacionada ya han sido deducidos de la cuenta de banco, no hay necesidad de ajustar el balance por el banco. Sin embargo, si la compañia no ha disminuido su saldo de la cuenta de efectivo del cheque devuelto y la comision bancaria, la empresa debe reducir el saldo contable con el fin de conciliar.
Compruebe los gastos de impresion se producen cuando una empresa se encarga de su banco para manejar el reordenamiento de sus cheques. El costo de los cheques impresos sera automaticamente deducido de la cuenta de cheques de la compañia.
Debido a que las cargas de impresion de cheques ya han sido deducidas de la cuenta de banco, no se ajuste al saldo segun el banco. Sin embargo, los gastos de impresion de cheques que ser un ajuste en los libros de la compañia. Seran una deduccion de la cuenta de dinero de la empresa.
Recuerde la regla general «, guardelo donde no lo este.» Una carga de impresion de cheques esta en el estado de cuenta, pero no esta en los libros de la compañia. Ponlo en el que no lo esta: como un ajuste en la cuenta de efectivo en los libros de la compañia.
Los intereses devengados apareceran en el extracto de cuenta cuando un banco da un interes de la empresa en los saldos de las cuentas. El importe se añade al saldo de la cuenta de cheques y de forma automatica en la cuenta bancaria. Por lo tanto no hay necesidad de ajustar el equilibrio por el estado de cuenta bancario. No obstante, el importe de los intereses devengados aumentara el saldo de la cuenta de efectivo de la compañia en sus libros.
Los documentos por cobrar son activos de una empresa. Cuando las notas de su vencimiento, la empresa puede solicitar a su banco para cobrar las notas de credito. Para este servicio el banco cobrara una tarifa. El banco aumentara cuenta de cheques de la compañia por la cantidad que recoge (capital e intereses) y disminuira la cuenta por la comision de cobro que carga. De estas cantidades ya esta en el estado de cuenta bancario, la empresa debe tener la certeza de que las cantidades aparecen en de la empresa de libros en su cuenta de efectivo.
Recordemos el consejo «, guardelo donde no lo este.» Las cantidades cobradas por el banco y los honorarios del banco estan en el estado de cuenta, pero no estan en los libros de la compañia. Pongalos en el que no lo estan: como ajustes a la cuenta de dinero en los libros de la compañia.
Los errores en el resultado efectivo de la compañia cuentan en la empresa de entrar una cantidad incorrecta, entrando en una transaccion que no tiene cabida en la cuenta, u omitir una transaccion que deberia estar en la cuenta. Puesto que la compañia hizo estos errores, la correccion del error sera ya sea un aumento o una disminucion del saldo en la cuenta de dinero en libros de la empresa.
- Paso 3. La comparacion de los saldos ajustados
Despues de ajustar el balance del banco (paso 1) y despues de ajustar el balance contable (Fase 2), los dos importes ajustados deben ser iguales. Si no son iguales, tendra que repetir el proceso hasta que los saldos sean identicos. Los saldos debe ser la cantidad verdadera, correcta de dinero en efectivo a partir de la fecha de la conciliacion bancaria.
- Paso 4. Preparar asientos de diario
Las entradas de diario deben estar preparadas para los ajustes al saldo contable (Paso 2). Los ajustes para aumentar el saldo en efectivo requerira de un asiento de diario que crea un debito en efectivo y acredita otra cuenta. Los ajustes para disminuir el saldo de efectivo requeriran de un credito en efectivo y una tarjeta de debito a otra cuenta.